Ik heb een brief gekregen van de Huurcommissie. Wat moet ik doen?

Uw huurder heeft een jaarafrekening servicekosten van u ontvangen en/ of is het niet eens met de hoogte van het maandelijks voorschotbedrag. Uw huurder is een procedure gestart over de jaarafrekening of het maandelijks voorschotbedrag. Daarom gaan wij deze kosten controleren. U heeft daarover een brief van ons ontvangen. Hier leest u wat u moet doen.

Wat gaan wij onderzoeken?

Heeft de huurder gevraagd om de jaarafrekening servicekosten of het maandelijks voorschot nutsvoorzieningen te verlagen? Wij controleren de kosten.

  • Heeft u de jaarafrekening op tijd aan uw huurder gestuurd? Wij onderzoeken de gegevens over de kosten waarover u en de huurder het niet eens zijn.
  • Heeft u uw huurder geen jaarafrekening gestuurd? Wij onderzoeken de gegevens over alle servicekosten die u in het huurcontract hebt afgesproken.

Wanneer moet u de informatie opsturen?

U stuurt binnen 3 weken nadat u de brief ‘Verzoek om informatie servicekosten’ heeft ontvangen, alle gegevens die in de brief worden gevraagd aan ons op.

Lukt het niet om alle informatie op tijd op te sturen? U kunt één keer uitstel vragen. Neem daarvoor binnen 3 weken na de datum van onze brief contact met ons op. U krijgt dan eenmalig 3 weken uitstel.

U stuurt onjuiste of onvolledige informatie

U moet zelf zorgen dat de informatie die u opstuurt juist en volledig is. Stuurt u onjuiste informatie op? Of is de informatie onvolledig? Wij nemen geen contact met u op, maar vervolgen het onderzoek.

U stuurt de informatie te laat

Stuurt u als verhuurder de informatie te laat op? En heeft u niet om uitstel gevraagd? Of stuurt u geen informatie? Wij maken een schatting van de kosten en berekenen zelf het bedrag dat de huurder voor de bewuste afrekenperiode moet betalen. Bij sommige kosten kan dat ook € 0 zijn.

Welke informatie stuurt u op?

U stuurt ons:

  • volledige facturen en jaarafrekeningen van alle servicekosten
    Let op: Het gaat om de facturen en jaarafrekeningen zelf. Het is niet voldoende als u alleen grootboekkaarten, bankafschriften, overzichten of het Specificatieformulier servicekosten opstuurt.
  • uitgebreide specificatie van alle kosten
  • overzicht van alle kosten per kostenpost (verdeelsleutel)
  • inhoudelijke reactie op het formulier dat de huurder heeft ingediend
  • gegevens van het complex: aantal vierkante meters van het complex en van de woning van de huurder
  • contracten met bedrijven: heeft u contracten met bedrijven bijvoorbeeld voor tv/internet, onderhoud of schoonmaak? U stuurt ons alle facturen en overzichten én deze contracten.

Als u als verhuurder lid bent van een Vereniging van Eigenaren (VvE), dan stuurt u ons ook deze vier documenten:

  • de jaarrekening van de VvE
  • het verslag van de algemene ledenvergadering: het gaat om het gedeelte van het verslag, waarin de jaarrekening is vastgesteld en decharge is verleend aan het bestuur. Op het document moeten datum en handtekening van de bevoegde functionarissen staan.
  • de afrekening die u als verhuurder van de VvE hebt gekregen
  • de afrekening die u als verhuurder aan uw huurder heeft gestuurd.