3.1 Het aanleveren van documenten
Documenten kunnen op twee manieren worden toegestuurd:
- Via het online klantportal van de Huurcommissie, MijnHuurcommissie.
- Per post naar het adres Huurcommissie Postbus 16495, 2500 BL Den Haag. Vermeld op alle documenten het zaaknummer als dit bekend is.
3.2 Overzicht en nummering bijlagen
Als er meerdere bijlagen zijn, dan moeten deze genummerd zijn. Dit geldt ook wanneer er op verschillende momenten, telkens één bijlage bij komt. Het nieuwe document sluit aan op de nummering van de vorige documenten. Het is verplicht een overzicht te maken van alle bijlagen met de data, namen en/of korte omschrijvingen van de bijlagen.
3.3 Zaaknummer vermelden per post
Bij correspondentie per post, moeten - indien bekend - alle documenten voorzien zijn van het zaaknummer.
3.4 Informeren wederpartij
Alle documenten die naar de Huurcommissie worden opgestuurd via de post, moeten op hetzelfde moment ook naar de wederpartij worden opgestuurd. Bij het toesturen van het document aan de Huurcommissie, moet de indiener van het document aangeven dat het document ook aan de wederpartij is toegestuurd. Als een document niet aan de wederpartij is gestuurd, kan de Huurcommissie besluiten om het document niet mee te nemen bij de beoordeling.
Documenten die via het Klantportaal naar de Huurcommissie gaan, worden automatisch gedeeld met de andere partij in het online dossier.
3.5 Alle informatie opsturen
Beide partijen moeten alle beschikbare en relevante informatie voor de beoordeling van het verzoek zo snel mogelijk toesturen aan de Huurcommissie. Partijen moeten er rekening mee houden dat er mogelijk geen mondelinge zitting komt. Partijen ontvangen dan een uitspraak van de voorzitter. Dit gebeurt als alle informatie zo duidelijk is dat een mondelinge zitting niet nodig is.2 Het weglaten van informatie kan dus gevolgen hebben bij de beoordeling van het verzoek.
2 Artikel 20 Uhw.
3.6 De taal
Verzoeken moeten in principe in het Nederlands worden ingediend. Een verzoek in het Engels kan geaccepteerd worden als het duidelijk is en de wederpartij niet benadeeld wordt. Als de Huurcommissie vindt dat dit niet het geval is, dan vraagt de Huurcommissie de indiener om binnen twee weken een vertaling aan te leveren. Verzoeken in andere talen moeten altijd vertaald worden naar het Nederlands.
Bijlagen mogen ook in andere talen. Voor bijlagen in de Engelse, Duitse of Franse taal is in principe geen vertaling nodig, tenzij de Huurcommissie daarom vraagt. De Huurcommissie kan ook vragen om een officiële (beëdigde) vertaling. De kosten hiervan zijn voor de indiener.
Komt er binnen de hersteltermijn van twee weken geen vertaling of reactie, dan kan de Huurcommissie het verzoek niet-ontvankelijk verklaren.
3.7 Persoonsgegevens van anderen
Partijen moeten in verband met privacy de namen van derden uit hun documenten verwijderen. Dit kan door de namen onleesbaar te maken, bijvoorbeeld met zwarte stift. Derden zijn personen die niet bij de procedure betrokken zijn, zoals andere bewoners van het pand of een voormalige bewoner van de woning. Gegevens van derden die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van het verzoek moeten wel leesbaar blijven. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om:
- gegevens van personen of bedrijven die werkzaamheden of diensten leveren die de verhuurder aan de huurder wil doorberekenen;
- de naam van de beheerder van het pand;
- namen van werknemers die namens de verhuurder contact hebben met de huurder.
Wanneer onduidelijk is of bepaalde gegevens verwijderd moeten worden, kan contact worden opgenomen met het klantcontactcentrum van de Huurcommissie.
3.8 Inzage dossier
Partijen kunnen hun dossier inzien op het online klantportaal van de Huurcommissie. Als een van de partijen geen digitale toegang wenst, dan kan deze partij telefonisch vragen om een kopie van het dossier per e-mail te ontvangen of om een afspraak om het dossier in te zien op het kantoor van de Huurcommissie in Den Haag.